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財務軟件輸入憑證的技巧

發布日期:2019-04-04 作者:青海財務軟件 點擊:

  青海財務軟件為大家分享一下財務軟件輸入憑證的技巧


  1.摘要輸入


  會計憑證摘要多為中文,如果你的打字速度不快,輸入憑證的速度就會受到影響,提高輸入速度的重要技巧是常用摘要的編輯。首先增加常用摘要,可點擊【增加】按鈕,新增一條常用摘要,錄入常用摘要編碼(用以標識某常用摘要。在制單中錄入摘要時,用戶只要在摘要區輸入該常用摘要的編碼,系統即自動調入該摘要正文和相關科目)、常用摘要正文內容(結合本單位的實際情況,輸入常用摘要的正文)、相關科目(如果某條常用摘要對應某科目,則可以在此輸入,在調用常用摘要的同時,也將被一同調入,以提高錄入速度),這些信息可任意設定并在調用后可以修改補充。那么在填制憑證時,在調用常用摘要的同時,自動調入相關科目,提高憑證錄入效率。其次增加常用摘要,只需選擇某條常用摘要,點擊【選入】按鈕即可以調用常用摘要。這樣可以提高憑證輸入工作效率。


  2.科目代碼輸入


  會計軟件中的科目代碼是為提高會計軟件的運算速度和精度而設計的。輸入記賬憑證時只需輸入科目代碼,操作較簡單。但要求用戶輸入確定的科目代碼,而用戶對會計科目較熟悉,對科目代碼卻不一定能記得準確,如果用戶輸入了未經定義的科目代碼,軟件系統將提示科目不在,需重新輸入,如果用戶輸入的科目代碼并非所需,可從軟件系統中的科目代碼表中查找所需科目,更改科目代碼。如果科目數量較多,人工逐頁查找也很費事。事實上,許多會計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位,會計人員記不準確的科目多為明細科目,其所屬總賬科目或上級科目一般較明確,輸入此類科目時,干脆只輸入到其上級科目的代碼,由于系統只能接受較明細的科目,此時將打開科目代碼表,并指向剛輸入的上級科目,所要查找的明細科目應就在附近,省去多余的翻頁查找操作。還有一個更為簡捷的方法,是在科目設置時的“助記碼”中輸入能夠幫助你記憶的代碼,比如“工商銀行”明細科目可以設置成為“gh”代碼,那么你輸入“工商銀行”明細科目時可以輸入“gh”代碼。

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  3.金額輸入


  按照會計制度的有關規定,記賬憑證可以一借多貸,多借一貸,在輸入完多借或多貸的分錄后,輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合計欄中的金額輸入,省去人工計算合計的麻煩,有些商品軟件還提供了自動獲取金額的功能鍵。


  4.常用憑證


  在單位里,會計業務都有其規范性,因而在日常填制憑證的過程中,經常會有許多憑證完全相同或部分相同,如果將這些常用的憑證存儲起來,在填制會計憑證時可隨時調用,必將大大提高業務處理的效率。關鍵是如何增加常用憑證,點擊【增加】按鈕,新增一張常用憑證,輸入編號,編號是調用常用憑證的依據,選擇憑證類別,方便以后參照調用常用憑證時,只顯示該憑證類別范圍內的常用憑證。另外如何調用常用憑證也很重要,調用方法一:在制單時單擊“編輯”菜單下的“調用常用憑證”,根據提示輸入常用憑證的編號,即可調出該常用憑證。若調出的常用憑證與當時處理的業務有出入或缺少部分信息,則可直接將其修改成所需的憑證。調用方法二:在制單時單擊“編輯”菜單下的“調用常用憑證”,在輸入常用憑證的編號處按【f2】鍵,屏幕顯示常用憑證定義窗,將光標移到要調用的常用憑證,點【選入】按鈕或按[f3]鍵,可選入要調用的常用憑證。


  5.編制會計分錄中的技巧


  (1)會計分錄盡可能細。記賬憑證是賬務處理的原始資料,所有賬簿都是根據記賬憑證的分錄來登記的,分錄越詳細,賬簿也越詳細。為日后查賬方便、快捷,在編制記賬憑證時,應盡可能詳細,甚至可以每張原始憑證編制成一條分錄,摘要也應詳細說明。不過這樣會使記賬憑證的輸入量加大,但為日后用賬考慮,這樣做還是值得的。


  (2)沖減收入或費用以紅字或負數反映。在輸入收入和費用類科目的記賬憑證時,如果發生額的方向與該類科目余額方向相反,如沖減收入或費用,應將金額以紅字或負數方式輸入到與該類科目的余額相同的方向,收入類為貸方,費用類為借方。這樣做的目的是為編制報表公式簡捷,有些報表需要取某一會計期間某些科目的發生額,如損益表,損益類科目期末結轉后沒有余額,用科目的發生額填報。如果沖減費用金額記入貸方,報表所需的期間借方發生額就不正確,還應扣除沖減的費用,如取借貸方發生額的差,由于貸方發生額中包括期末結轉金額,差為0,由計算機識別自動匯總沖減的費用比較困難,不如在編制會計分錄時以紅字或負數反映沖減的費用和收入。


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